生产部的吴经理2012年入职，获选为2016年的年度优秀员工。最近吴经理向分管副总提出离职，他希望有更好的发展平台。

分管副总高度重视，希望和吴经理好好沟通一下，要人力资源部提供吴经理的档案，人力资源部没有找到吴经理的的档案，只找到一份入职时签的合同。人力资源部了解到，吴经理是熟人介绍的，直接过来上班，没有个人档案。

经过对内部清理，有的员工就没有档案，有的档案不全，还有的档案没有更新。

那人事档案到底有什么用，又该包括什么内容？作为HR我们到底该如何建立整理员工档案呢？

一、档案作用

首先，员工档案管理是指对员工的入职信息、员工简历、劳动合同、薪酬调查、移动等资料管理的统称。

对于用人单位来说，主要有以下几方面的作用：

●数据支持。为人力资源规划及人员的管理决策提供原始资料。人事工作开展的基础与数据支持；

●决策参考。企业人力资源的现状→标杆企业与市场/行业数据→继而为企业制定人力资源战略/项目、招聘、培训等决策提供参考；

●推动开展各项变革工作。企业实施经营策略组织架构或岗位调整时预先做好相应人员的沟通或信息收集，推动平稳和谐地开展各项变革工作；

●人才管理。让员工清晰自己在企业知识经验技能的发展，建立员工的成就感，展现企业对人才的尊重与服务，让员工在企业成长可被见证。为企业建设内外人才供应链；

●文化与品牌。企业与员工的关系建立与情感维护；

●法律要求。为企业处理员工的有关问题提供依据和凭证。

二、管理内容

人事档案管理的内容，应包括：

●1、劳动合同。主要是劳动合同、竞业禁止协议、保密协议等；

●2、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括：个人简历表、履历表、员工登记表等；

●3、培训材料。内部培训、外部培训、专项研讨会等；

●4、岗位技能和学历材料。包括：评定专业技能的考绩，学历、学位、培训结业成绩；

●5、异动材料。包括：员工入职、员工离职、员工晋升、薪酬变更等资料；

●6、岗位职责。明确岗位职责以及其他材料都需要确认并签字。

另外，由于员工档案记录员工个人在职信息，应该进行保密管理，主要领导调阅应该授权处理。此外，员工档案信息应该注意信息变动后的更新。

在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

三、管理建议

●1、统一保管：专门部门专项保管，如人力资源、档案管理、信息安全；

●2、原则：条理清晰、完整真实、精确实用、系统规范、动态更新；

●3、数据：数据安全级别（根据数据类别、用户类别）：只读、编辑、隐藏；定期备份（每周或每日或每月）；

按固定模板及时做好数据的收集→数据统计与分析向不同员工分享报告[管理团队-人力月报/所管辖部门HR项目的进展/管理建议和预警/直接下属的招聘入职试用培训绩效ER等各种HR事件；高管-人力成本分析；财务-人力资源预算执行；HR部门-人力及各项目标计划完成]；

●4、信息保密管理：录入→审核→更新；接受→登记→定期核对→及时归档（独立编号；专门存放；离职后2年保管）；

可引入内外部审计或外包给专业的档案管理机构；建立人事信息保密管理制度（结合信息安全管理、奖惩管理、岗位操作手册）；档案保密级别→可借阅/禁止借阅；借阅时需要申请→审批→登记→归还，禁止复印或扫描，持续完善管理制度和技术实施保障。