员工擅自离职，是目前很多企业都普遍存在的棘手问题。所谓擅自离职，也就是员工在未向公司做任何说明、未办理任何离职手续的的情况下擅自离开。当员工擅自离职时，HR应该怎么处理呢?
一、查清事实 取得证据
单位对职工所犯错误的事实应进行深入细致的调查取证，并且对所取得的证据要严格审核，以保证确凿无误。结论材料应与本人见面，允许其申辩，如确属于事实不符，应当纠正。
例如：员工签字确认的原始手工考勤；电子考勤；企业内部视频录像；与员工的通话录音具体到时间、旷工原因；单位如果以门禁卡作为考勤记录并以此为惩罚员工旷工之依据，则应当事前制定相应的书面规章制度，并公示或者告知员工。
二、发出书面通知
单位可向劳动者发出书面通知(挂号信等形式)，表明员工已经有多少天无故未到岗上班，限定员工在某个时间内回单位报道，否则将按旷工处理，单位将依据规章制度某某条与其解除劳动合同。
三、解除(终止)程序
给员工下发解除(终止)劳动合同通知书解除劳动关系（需注明解除(终止)劳动合同的事由）。应首选采取直接送达方式，如若本人不在，交由同住的成年亲属签收；直接送达有困难的，可邮寄送达，以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。
只有在受送达职工下落不明，或者用上述送达方式无法送达的情况下，方可公告送达，即张贴公告或通过新闻媒介通知。自发出公告之日起，经过三十日，即视为送达。能用直接送达或邮寄送达而未用，直接采用公告方式送达，法律视为无效。
如何防止员工擅自离职的情况出现?
1. 制定规范完善的企业人力资源规章制度
企业人力资源规章制度中应当明确：员工辞职的，必须提前三十天以书面的形式通知用人单位，并办理完相关的交接工作、离职手续，方可离职。同时，制定《员工手册》是必不可少的。
2. 制定详细严谨的《员工入职申请表》
表中要求员工填写部分，要包含员工联系方式、现住址、身份证住址、紧急联系人联系方式以及紧急联系人联系住址等。
员工面试、入职前，HR应当让其明确填写以上资料，并注明当以上员工资料、通讯方式、地址等发生变动的时候，员工应及时以书面形式告知用人单位，否则，一切法律后果、责任有员工本人负责。以上内容，并应一并体现与企业《员工手册》中。
3. 明确规定员工擅自离职的赔偿范围
在企业人力资源规章制度、《员工手册》中，应明确规定因员工擅自离职给用人单位造成损失的，员工应予赔偿并约定赔偿的范围。
根据法律规定，可以要求员工赔偿下列损失：
① 用人单位招收录用其所支付的费用;
② 用人单位为其支付的培训费用，双方另有约定的按约定办理;
③ 对生产、经营和工作造成的直接经济损失;
④ 劳动合同约定的其他赔偿费用。
4. 与员工签订《保密协议》
在有必要的时候，企业应当在员工入职时，与员工签订《保密协议》，特别是针对一些特殊、敏感、容易接触到公司机密、技术的部门、岗位的员工。
同时，应当在企业人力资源规章制度、《员工手册》等之中，制定相关的《保密制度》，明确员工的保密义务和责任，使其在离职后仍然负有对企业商业秘密等的保密义务;
5. 设计具有吸引力的薪酬福利制度
在薪酬制度方面，渐进式、具有吸引性和增长空间的薪酬设计，能加强企业对员工的吸引力;同样，良好的企业福利，也能加强员工对企业的归属感。
6. 加强对员工的背景调查
考虑加强对员工的背景调查(包括学历、身份证等)，选择适合、符合本企业企业文化的员工。
相信通过规章制度的完善，应急处理操作的学习，HR们在遇到员工擅自离职的时候，都能得心应手的妥善处理了。
